نامه وارده
ثبت نامههای دریافتی از خارج سازمان. شامل شماره مرجع فرستنده، تاریخ دریافت، مشخصات فرستنده، پیوست و ارجاع داخلی برای اقدام.
مدیریت حرفهای مکاتبات وارده، صادره و داخلی
از ثبت نامه تا چاپ با سربرگ — همه در یک سیستم فارسیزبان با ۲۰+ نوع سند اداری، ویرایشگر CKEditor، پیوست چندگانه و تایملاین گردش کار. وارده، صادره و داخلی در یک دیتابیس یکپارچه.
انواع سند
وارده · صادره · داخلی
دستهبندی
۲۰+ نوع پیشفرض
ویرایشگر
CKEditor فارسی
چاپ
سربرگ A4 رسمی
سه نوع مکاتبه، یک سیستم واحد
دیگر نیازی به نرمافزارهای جدا برای نامه وارده، صادره و یادداشت داخلی نیست. Persian Office Automation SaaS هر سه را در یک پلتفرم مدیریت میکند — با فرم ۴ تبای استاندارد، گزارش مدیریتی و اتصال به وظایف و تقویم جلالی.
نامه وارده
از سازمانهای خارجی — با شماره مرجع
نامه صادره
شمارنده خودکار + امضاکننده
مکاتبه داخلی
بین همکاران — CC و اولویت
سه نوع مکاتبه اداری
هر نوع مکاتبه با فیلدهای تخصصی خود ثبت میشود، اما همه در یک دیتابیس و کارتابل یکپارچه مدیریت میشوند.
نامه صادره
نگارش و ارسال نامه به خارج سازمان. شمارنده خودکار بر اساس سال شمسی، تعیین امضاکننده، ارسال برای تأیید و چاپ با سربرگ.
مکاتبه داخلی
تبادل رسمی بین همکاران و واحدها. CC، اولویت و محرمانگی — جدا از نامههای رسمی وارده/صادره اما در کارتابل قابل مشاهده.
فرم ثبت نامه — ۴ تب استاندارد
فرم ثبت نامه با تببندی منطقی طراحی شده تا کارشناس دبیرخانه بدون سردرگمی اطلاعات را وارد کند.
۱. اطلاعات اولیه
- شماره، مرجع، تاریخ
- موضوع و فرستنده/گیرنده
- واحد، تلفن، ایمیل
- نوع، اولویت، محرمانگی
۲. محتوا و پیوست
- خلاصه و متن کامل (CKEditor)
- پیوست چندگانه
- تگ و کلیدواژه
۳. گردش کار
- گیرنده اصلی و CC
- مهلت پاسخگویی
- دستورالعمل مدیر
- یادداشت داخلی
۴. بایگانی
- کد بایگانی
- محل فیزیکی
- قفسه و فولدر
نمای چاپ A4 — شبیه کاغذ رسمی
نامهها با قالب سربرگ سازمانی (لوگو، نام سازمان، بسمالله، فوتر) آماده چاپ روی کاغذ A4 هستند. سربرگ برای وارده، صادره و داخلی قابل اعمال است.
۲۰+ نوع سند اداری — قابل سفارشیسازی
دستهبندیهای پیشفرض برای سازمانهای ایرانی از پیش تعریف شدهاند. میتوانید انواع جدید اضافه کنید.
نامه صادره — از پیشنویس تا ارسال
- شمارنده خودکار: بر اساس سال شمسی — بدون تداخل شماره
- امضاکننده: تعیین مدیر یا کارشناس مجاز
- ارسال برای تأیید: گردش تأیید قبل از صدور نهایی
- ذخیره پیشنویس: تکمیل تدریجی بدون از دست رفتن اطلاعات
- گیرندگان و رونوشت: مدیریت چند گیرنده همزمان
- عطف به سوابق: ارجاع به نامههای قبلی مرتبط
۱۴ پاراف استاندارد ارجاع
دستورات پاراف مطابق عرف اداری ایران — برای ارجاع حرفهای نامه بین همکاران.
دستورات اطلاعرسانی
- جهت استحضار
- جهت اطلاع و بهرهبرداری
- سابقه ضمیمه شود
دستورات اقدام
- جهت اقدام
- جهت اقدام مقتضی
- اقدام فوری
- پاسخ داده شود
دستورات بررسی و تأیید
- جهت بررسی و اقدام
- جهت بررسی و اعلام نظر
- جهت تأیید
- جهت امضا
دستورات پیگیری
- جهت پیگیری
- جهت صدور دستور
- جهت بایگانی
گزارشات و داشبورد مدیریتی
آمار تفکیکشده
تعداد وارده، صادره، داخلی و وظایف در جریان — در یک نگاه.
نمودار ۶ ماهه
روند مکاتبات در ۶ ماه اخیر با تقویم جلالی — Chart.js.
جستجوی پیشرفته
فیلتر چندگانه، تگ، کلیدواژه و دفتر اندیکاتور.
یکپارچگی
اتصال به وظایف، جلسات و تقویم کاری سازمان.
کاربردها در واحدهای مختلف
| واحد | کاربرد |
|---|---|
| اداری | ثبت و پاسخ نامههای رسمی دولتی و خصوصی |
| منابع انسانی | درخواست مرخصی، حکم کارگزینی، گواهی اشتغال |
| مالی | فاکتور، سند پرداخت، تسویه حساب |
| حقوقی | بایگانی قرارداد، استعلام و مکاتبات رسمی |
| داخلی | بخشنامه، یادداشت و هماهنگی بین واحدها |
مزایای مکاتبات یکپارچه
- یک دیتابیس: وارده، صادره و داخلی بدون پراکندگی
- تایملاین: مسیر گردش هر نامه در sidebar مشاهده
- Audit Log: ثبت کامل تمام اقدامات
- فارسی کامل: RTL، تاریخ شمسی، پاراف استاندارد
مکاتبات سازمان را یکپارچه کنید
وارده، صادره و داخلی — همه در Persian Office Automation SaaS. نصب روی وردپرس، بدون نیاز به سرور جدا.